Sistemi & Impresa

Cardinis, la metodologia e il caso aziendale E-Tree
di Beghini Giorgio, Nucibella Christian, Scarpa Daniele, Salvadori Luca

articolo da Sistemi & Impresa Il presente articolo è nato dalla collaborazione tra O.S.T. Organizzazione Sistemi Tecnologie ed E-Tree, web company del gruppo Etnoteam. L’intento degli autori è di descrivere la metodologia Cardinis attraverso il caso reale da loro seguito (analisi e miglioramento del processo produttivo di E-Tree) e di sottolineare la stretta correlazione tra la gestione dei progetti e la gestione dei processi.
Non si tratta infatti di due fasi separate dallo sviluppo dell’organizzazione aziendale, ma di un unico integrato approccio alle problematiche aziendali.

Cardinis, la metodologia e il sistema informativo per il governo dei progetti.
O.S.T. ha sviluppato Cardinis, uno strumento software, integrato in una metodologia e finalizzato al governo dei progetti.
Un progetto Cardinis nasce da una lunga esperienza nello sviluppo di progetti organizzativi ed è caratterizzato dalle seguenti fasi: commitment della direzione, formazione, processo di sviluppo, processo di gestione, integrazione e implementazione.

1. FASI DI PROGETTO
1.1. – Commitment
La fase di Commitment è determinante per ottenere il massimo valore aggiunto dal progetto Cardinis e comprende due attività basilari:
- l’analisi dell’organizzazione: permette di conoscere le esigenze del cliente;
-la sensibilizzazione della direzione: il suo coinvolgimento nel progetto rappresenta lo sponsor migliore per il raggiungimento dei risultati e delgi obiettivi prefissati e per valorizzare il Return On Investment della gestione progetti.

1.2. – Formazione La fase di formazione prevede diverse attività durante tutto il ciclo di vita del progetto. all’inizio è indispensabile fornire le basi della gestione del progetto – “Project Management” – toccando sia gli aspetti organizzativi che gli strumenti pratici per la gestione del progetto, per esempio la WBS.
Questa prima attività è ai responsabili dei progetti di sviluppo di prodotti/servizi e alle risorse che vi partecipano attivamente.
In seguito, solamente per le persone che partecipano al progetto Cardinis, vengono forniti gli strumenti per analizzare e progettare il processo di sviluppo.
le successive fasi consistono nella presentazione a tutti gli stakeholder dei risultati del progetto, mano a mano che questi sono realizzati.
Queste attività sono molto importanti perchè permettono di trasferire e di verificare i risultati intermedi (1) in modo da permettere continui miglioramenti al lavoro svolto. Le attività formative proposte riguardano due sistemi:
- Cardinis, per la gestione dei progetti,
-e Alveis, per la gestione dei processi e la comunicazione delle procedure.

[1: i risultati intermedi delle fasi di analisi e progettazione del processo di sviluppo (fase 2) e del processo di gestione (fase 3) sono le procedure di "Sviluppo del prodotto/servizio" e "gestione del progetto"]

1.3 – Processo di sviluppo
Analisi e progettazione del processo di sviluppo del prodotto/sevizio.
In questa fase è analizzato, migliorato e documentato il processo di sviluppo del prodotto. Dall’esperienza di O.S.T. emerge chiaramente che il miglioramento dei progetti non è possibile senza il contemporaneo interventosul processo di sviluppo e sul prosecco di gestione.
L’analisi e il milgioramento del processo di sviluppo hanno inizio con la scomposizione del processo in elementi a complessità minore, ciò permette di avere la visione complessiva del processo senza trascurare alcun dettaglio.
Questa attività viene svolta con dei meeting in cui sono coinvolte le persone che hanno maggior conoscenza operativa. La metodologia utilizzata è basata sull’IDEF0. In questo modo si realizza la scomposizione del processo in attività a complessità minore e la formalizzazione degli input, output,controlli e risorse ad esse associate.
Lo studio della struttura del prodotto/servizio permette di realizzare un modello di WBS per tipologia di progetti. Da questa fase risultano uno o più “Project Development Reference Model” contenenti: WBS, attività relazioni tra le attività, ruoli coinvolti e documentati con i relativi cicli di vita che dovranno essere realizzati per ciascun sviluppo di un nuovo progetto.
Altri risultati saranno i diagrammi IDEF0 del processo e la loro eventuale traduzione in procedure.

1.4 – Processo di gestione
Analisi e riprogettazione del processo di gestione dello sviluppo del prodotto/servizio.
Una volta effettuata una prima scomposizione del processo, inizia lo studio del sistema di pianificazione e controllo del progetto che è definito come “Processo di gestione”. Dovranno essere sviluppate tre procedure: pianificazione, avanzamento e chiusura del progetto.
Per ciascuna procedura saranno definite: WBS,attività relazioni, ruoli coinvolti e documenti che costituiranno il “Project Management Reference Model”.

1.5 – Integrazione
Integrazione dei “Project Development Reference Model” e “Project Management Reference Model” e inserimento nel sistema informativo Cardinis.
La prima attività, l’integrazione dei due modelli di riferimento in uno generale denominato “Project Reference Model”, comprende sia le attività di sviluppo, sia quelle di gestione.
La forza del “Project Reference Model” è quella di contenere una struttura generale per le attività di egstione e per quelle operative di sviluppo, riducendo il time to market, garantendo così la ripetitività del modus operandi.
Questo permette che la fase di pianificazione iniziale del progetto sia estremamente efficiente ed affidabile. Il Project Manager troverà infatti già preimpostate tutte le strutture di pianificazione.
Inoltre, essendo i modelli di riferimento momorizzati in Cardinis, in un database centralizzato, c’è una maggior garanzia di uniformità di pianificazione tra tutti i Project Manager.
Tutte le procedure sviluppate vengono inserite in Alveis e rese disponibili a tutto il personale.

1.6 – Implementazione
Attivazione delle nuove modalità di gestione e di sviluppo nei progetti.
Normalmente si inizia ad implementare quanto sviluppato in un progetto pilota al fine di verificare il “Project Reference Model”e apportare gli eventuali miglioramenti.
Successivamente, gli altri progetti sono inseriti nel sistema informativo Cardinis fino a portare a regime l’intero sistema di sviluppo e gestione dei progetti.

L’implementazione di Cardinis: il caso E-Tree
Un gruppo di lavoro per un progetto internet di questo tipo è composto in media da circa 10 persone, considerando che non tutte le persone lavorano ad un solo progetto per volta e che alcune risorse non seguono il progetto per tutto il suo ciclo di vita, si comprende facilmente come una società di 150 persone abbia bisogno di una struttura e di una organizzazione delle attività molto particolari.
Uno degli obiettivi di E-Tree è quello di offrire soluzioni sempre più avanzate e competitive ai suoi Clienti.
Per far questo E-Tree ha puntato la propria attenzione su tre parole chiave:
- efficienza,
- crescita
- qualità.
L’esigenza quindi di migliorare sempre più la gestione delle commesse, di organizzare al meglio la struttura interna, di facilitare la crescita personale e di migliorare la qualità generale dei servizi offerti, hanno portato a sviluppare un’analisi approfondita dei processi di sviluppo e di gestione dei progetti.
I risultati di questa analisi sono stati:
- un aumento del valore aggiunto delle soluzioni internet di E-TREE
- una diminuzione delle criticità nelle diverse fasi del progetto
- una diminuzione dei tempi e dei costi di sviluppo
- una diminuzione del time to market per il raggiungimento degli obiettivi dei clienti.

IL PROCESSO
A seguito dei buoni risultati ottenuti con i corsi di project managent realizzati in E-Tree da O.S.T., è iniziata una collaborazione tra le due societè sulla definizione del processo di gestione progetti che, ha portato, dopo un lavoro di circa sei mesi, alla presentazione della e-solution sotto descritta.
Per progettare il processo è stata utilizzata la metodologia IDEF0. Tale rappresentazione ha permesso una semplice e pratica schematizzazione del flusso di un progetto E-Tree “tipo” e il suo approfondimento per livelli di dettaglio crescenti seguendo quelli che erano i risultati dei diversi incontri per le attività di analisi.
Il ciclo di vita di un progetto internet con complessità medio-alta e con durata di 3-4 mesi è stato suddiviso in 6 fasi, denominate: Initiating, design, development, deployment, closing, follow-up.
Queste fasi descrivono in un primo livello di dettaglio, il ciclo di vita di un progetto “portale internet”, partendo dal primo contatto con il potenziale Cliente fino ad arrivare alla chiusura della commessa di progetto ed alla proposta verso il Cliente di nuove attività di sviluppo.

2.1 – Fase di Initiating
La prima fase denominata “Initiating”, traccia le attività da svolgere durante l’arco temporale che va dal primo contatto tra i commerciali di E-Tree con il Cliente fino agli incontri di briefing tra le parti interessate.
In questa fase le risorse coinvolte interne hanno la responsabilità di seguire il Cliente per raccoglierne le richieste ed arrivare attraverso una serie di incontri a definire lo scope di progetto.
Definito lo scope e con esso gli obiettivi ed i business requirements del progetto si entra nella seconda fase chiamata di “Design”.
Una caratteristica importante del processo di E-Tree è la continua collaborazione tra Cliente e fornitore. Un costante scambio di informazioni consente infatti il massimo coinvolgimento e responsabilizzazione delle parti coinvolte nel processo, nonchè una riduzione dei tempi di reazione.

2.2 – Fase di Design
In questa fase si costruisce la WBS del progetto, definendo quali sono i servizi richiesti dal Cliente.
E-Tree ha sviluppato un modello modulare di WBS adattabile a tutte le tipologie di servizi proposti dalla società. La WBS comprende infatti i servizi applicativi e quelli di consulenza.
Con la definizione della WBS si costruisce al struttura del progetto internet del Cliente, arrivando quindi ad una prima valutazione di massima dello sforzo economico richiesto per la sua implementazione.
Nella fase di “Design” sono analizzati i tre aspetti principali di un progetto internet: il concept e layout grafico, l’architettura tecnologica e le funzionalità operative dei servizi da implementare nel portale.
L’analisi di questi tre aspetti porta a produrre altrettanti documenti di analisi.
La fase ha termine con la presentazione al Cliente del Piano di Progetto.

2.3 – Fase di Development
A questo punto, sono stati descritti e si conoscono tutti gli aspetti necessari per la schedulazione delle attività e per poterne valutare esattamente l’impegno in termini di durata, risorse e costi.
Si effettua l’assegnazione delle risorse alle diverse attività e con un kick-off meeting si dà inizio alla fase di sviluppo applicativo vero e proprio.
Le divisioni di E-Tree: Webgrapes (sviluppo applicativo), Webanana (grafica) e NetLemon (sistemi e reti), basandosi sui documenti prodotti dalla fase di “Design”, eseguono le attività nei tempi concordati. Il processo di progetto di E-Tree ottimizza l’integrazione tra le diverse divisioni operative, soprattutto per le attività di Webgrapes e Webanana che devono svolgersi in stretto contatto e con un alto grado di sincronizzazione per garantire efficienza ed affidabilità nei risultati.
Tutte le attività vengono monitorate periodicamente con documenti di avanzamento lavoro o altri reporting di progetto.

2.4 – Fase di Deployment
Questa è una fase caratteristica dei progetti internet sviluppati da E-Tree, collegata alla particolare struttura tecnologica hardware utilizzata.
La presenza di tre ambienti server necessita di un flusso pianificato di attività e di controlli per ottimizzare l’installazione dei singoli elementi che compongono il software sviluppato (pagine html, immagini, procedure applicative) e per garantire la sincronizzazione nel tempo dei tre diversi ambienti.
In questa fase vengono eseguite le attività di installazione dei servizi sviluppati, i test del Cliente, il bug fixing, lo stress test, fino al rilascio del servizio applicativo ultimato.

2.5 – Fase di Closing
Nella successiva fase di “Closing”, vengono verificati servizi consegnati ed il progetto giunge alla sua chiusura. Si effettua la rendicontazione economica finale e la chiusura dei pagamenti.
L’analisi critica del progetto è condotta anche in funzione della diffusione di best practices e soluzioni innovative all’interno dell’azienda.
Una attività importante è inoltre il consolidamento del progress reporting di progetto.
In questa fase vengono generalmente rilanciati nuovi progetti per sviluppare nuovi servizi o implementare nuove caratteristiche su quelli già sviluppati.

2.6 – Fase di Follow-up
I servizi internet nei giorni seguenti la loro messa online, necessitano sempre di interventi di adattamento e di modiche al loro funzionamento. Questi interventi sono richiesti perchè è molto difficile sapere esattamente come verrà utilizzato un particolare servizio dagli utilizzatori finali. In questa fase E-Tree mantiene a disposizione del Cliente per un certo periodo di tempo, il team di progetto che lo ha sviluppato; in questo modo gli interventi necessari possono essere eseguiti nel minor tempo possibile e usufruiscono dell’esperienza diretta del personale che conosce in dettaglio i servizi sviluppati.
Queste caratteristiche fanno della fase di follow-up una fase molto importante nel processo di realizzazione progetti di E-Tree.

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